ميبكو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال البناء والمقاولات في المملكة العربية السعودية، تأسست عام 1420 هجريًا، ومنذ انطلاقتها، تعمل بخطى ثابتة لمواكبة التطور العمراني السريع الذي تشهده المملكة
ميبكو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال البناء والمقاولات في المملكة العربية السعودية، تأسست عام 1420 هجريًا، ومنذ انطلاقتها، تعمل بخطى ثابتة لمواكبة التطور العمراني السريع الذي تشهده المملكة
ميبكو
لا تبدأ مشكلات عقود تشغيل وصيانة المنشآت عادة عند حدوث أول عطل، بل قد تبدأ قبل توقيع العقد عندما يكون نطاق العمل غير واضح، أو لا تكون مسؤولية قطع الغيار محددة، أو لا توجد مؤشرات أداء يمكن قياسها، أو تُترك الأعمال الإضافية للتفسير لاحقًا. لذلك يحتاج مدير العقود أو المرافق إلى النظر إلى العقد باعتباره أداة لإدارة الخدمة، وليس مجرد وثيقة تحدد السعر والمدة.
في السعودية، تختلف متطلبات العقد بحسب طبيعة المنشأة والقطاع ونطاق الأعمال. وقد تتضمن الخدمة تشغيل المبنى، والصيانة الوقائية والتصحيحية، وإدارة الأنظمة الكهربائية والميكانيكية والتكييف والمياه والصرف والحريق وغيرها من الأصول. لذلك فإن جودة العقد ترتبط بمدى دقة تعريف ما سيتم تشغيله وصيانته وكيف سيتم قياس الأداء.
تنجح عقود تشغيل وصيانة المنشآت عندما تحدد بوضوح الأصول والخدمات المشمولة، ومسؤوليات المالك والمقاول، ومستويات الخدمة، ومؤشرات الأداء، وآلية البلاغات والطوارئ، وقطع الغيار، والأعمال الإضافية، والتقارير، وشروط التغيير. ويجب أن يتناسب كل بند مع طبيعة المنشأة وحالتها التشغيلية ومتطلبات المشروع.
تختلف عقود تشغيل وصيانة المنشآت في حجمها ونطاقها، لكن العقد الجيد يجب أن يجيب عن سؤال أساسي: ما الذي يلتزم المقاول بإدارته أو صيانته تحديدًا؟
يبدأ ذلك بحصر المواقع والأصول والأنظمة الداخلة في نطاق الخدمة. ويمكن أن يشمل النطاق، بحسب المشروع، أنظمة الكهرباء والتكييف والمياه والصرف والحريق والأعمال المدنية وغيرها من الأنظمة الفنية.
كما يجب تحديد ساعات التشغيل، ومستوى التغطية، وطبيعة البلاغات، وآلية التعامل مع الحالات الطارئة، ونوع التقارير المطلوبة. وكلما كان نطاق المنشأة أكبر أو أكثر تعقيدًا، زادت الحاجة إلى تقسيم النطاق إلى أنظمة وأصول ومناطق وأوامر عمل واضحة.
من أكثر أسباب الخلاف في عقود تشغيل وصيانة المنشآت عدم وضوح الحدود بين مسؤوليات المالك والمقاول.
يجب أن يوضح العقد، على سبيل المثال:
ويمكن استخدام مصفوفة المسؤوليات (Responsibility Matrix) لتحديد الجهة المسؤولة عن كل نشاط بدل الاعتماد على عبارات عامة.
العقد الذي يصف الأعمال دون طريقة لقياس النتائج يصعب إدارته. لذلك يجب أن تتضمن عقود تشغيل وصيانة المنشآت مؤشرات أداء مرتبطة بنطاق الخدمة الفعلي.
ومن أمثلة المؤشرات الممكنة، وفق طبيعة العقد:
| المؤشر | ما الذي يقيسه؟ |
|---|---|
| تنفيذ الصيانة الوقائية | الالتزام بالبرنامج المعتمد |
| زمن الاستجابة | سرعة التعامل مع البلاغ |
| زمن الإغلاق | مدة معالجة أمر العمل |
| الأعمال المتأخرة | مستوى تراكم الأعمال |
| تكرار الأعطال | مؤشرات ضعف بعض الأصول |
| التقارير | اكتمال التوثيق والمتابعة |
| الالتزام بمستوى الخدمة | تحقيق المتطلبات المتفق عليها |
المهم ألا تتحول المؤشرات إلى قائمة طويلة يصعب قياسها. الأفضل اختيار مؤشرات مرتبطة بالأهداف الفعلية للعقد وتحديد مصدر البيانات ودورية القياس وآلية التعامل مع عدم تحقيق المستوى المطلوب.
يُستخدم SLA – Service Level Agreement لتحديد مستوى الخدمة المطلوب، بينما تساعد KPIs – Key Performance Indicators في قياس الأداء المرتبط بذلك المستوى.
على سبيل المثال، قد يحدد العقد مستوى استجابة مطلوبًا لفئة معينة من البلاغات، ثم يستخدم مؤشرًا لقياس نسبة البلاغات التي عولجت ضمن الزمن المتفق عليه.
هذه التفرقة مهمة لمدير العقود، لأن وجود مؤشر دون تعريف واضح لمستوى الخدمة قد يجعل القياس غير كافٍ. لذلك يجب تحديد طريقة الحساب، ومصدر البيانات، والاستثناءات، ودورية التقرير.
يجب أن يميز العقد بين الصيانة الوقائية المخططة والصيانة التصحيحية الناتجة عن عطل أو خلل.
في الصيانة الوقائية، يحدد نطاق العقد الأصول المشمولة، وأنشطة الفحص والصيانة، وتواتر التنفيذ، وطريقة تسجيل الأعمال والملاحظات.
أما الصيانة التصحيحية فتحتاج إلى مسار واضح يبدأ باستقبال البلاغ وتصنيفه، ثم تحديد الأولوية، وتوجيه أمر العمل، وتنفيذ الإصلاح، وتوثيق السبب والإجراء والإغلاق.
ولا ينبغي افتراض أن كل إصلاح أو قطعة غيار مشمولة في السعر الأساسي. يجب تحديد ذلك تعاقديًا لتجنب الخلاف عند ظهور عطل يحتاج إلى تدخل غير مدرج في النطاق.
تمثل قطع الغيار والأعمال الإضافية نقطة حساسة في عقود تشغيل وصيانة المنشآت؛ لأنها قد تؤثر في القيمة الفعلية للعقد حتى عندما يكون السعر الأساسي واضحًا.
لذلك يجب تحديد:
ويفضل أن تكون آلية الموافقة على الأعمال الإضافية مكتوبة مسبقًا، بدل اعتمادها بعد التنفيذ.
قبل طلب عروض عقود تشغيل وصيانة المنشآت، يحتاج مدير المرافق إلى توفير أكبر قدر ممكن من المعلومات التشغيلية المتاحة.
وتشمل قائمة البيانات العملية:
أما في المنشآت الجديدة، فتكتسب وثائق التسليم والتشغيل والاختبارات أهمية إضافية عند بناء خطة التشغيل والصيانة.
يمكن لمدير العقود استخدام قائمة مراجعة مختصرة قبل اعتماد عقود تشغيل وصيانة المنشآت:
هذه القائمة لا تغني عن المراجعة القانونية والفنية للعقد، لكنها تساعد على اكتشاف الفجوات التشغيلية قبل التوقيع.
عند انتقال التشغيل إلى مقاول جديد، لا ينبغي أن يبدأ العمل دون خطة تسليم واضحة. يجب تحديد البيانات التي تنتقل إلى المقاول، وحالة الأصول، والملاحظات القائمة، وسجلات الصيانة، والمعدات الحرجة، والمخاطر المعروفة.
وتساعد عملية التسليم المنظمة على منع الخلط بين العيوب السابقة على بدء العقد والأعطال التي تظهر خلال فترة التشغيل الجديدة. لذلك يمكن أن يتضمن العقد محضر حالة أولية للأصول، وقائمة بالملاحظات، ومسؤوليات كل طرف خلال فترة الانتقال.
تحتاج المنشآت التي تجمع أنظمة كهربائية وميكانيكية وتكييف ومياه وصرف وحريق وأعمالًا مدنية إلى تنسيق بين تخصصات متعددة. لذلك لا تقتصر إدارة العقد على متابعة أوامر الصيانة، بل تشمل فهم العلاقة بين الأنظمة والأصول ومراحل التنفيذ والتوريد والإصلاح.
وتعمل ميبكو في مجالات المقاولات العامة والأعمال الكهربائية والميكانيكية والبنية التحتية والصناعات المعدنية، إلى جانب التشغيل والصيانة. ويمكن لهذه الخبرات المتعددة أن تكون ذات صلة عند دراسة نطاق عقد تشغيل وصيانة لمنشأة ترتبط فيها الأعمال الفنية بأكثر من تخصص.
إذا كانت المنشأة في مرحلة إعداد العقد أو إعادة تحديد نطاقه، يمكن مشاركة بيانات الأصول ونطاق الخدمة المطلوب مع فريق ميبكو لمراجعة احتياجات التشغيل والصيانة وتحديد نطاق مناسب للمشروع.
لا ينبغي التعامل مع العقد على أنه وثيقة ثابتة لا تتغير طوال دورة حياته. فقد تظهر تغييرات في الأصول أو استخدام المنشأة أو ساعات التشغيل أو متطلبات الخدمة.
وتستحق عقود تشغيل وصيانة المنشآت المراجعة عند إضافة أصول جديدة، أو تكرار أعطال معينة، أو تغير نطاق المنشأة، أو ظهور أعمال إضافية بصورة متكررة، أو عدم ملاءمة مؤشرات الأداء لطبيعة التشغيل الفعلية.
ويجب أن تتم التغييرات وفق الآلية التعاقدية المعتمدة، مع توثيق أثرها على النطاق والتكلفة والموارد والبرنامج الزمني عند الحاجة.
أهم البنود هي نطاق العمل والأصول المشمولة، ومسؤوليات الأطراف، ومستويات الخدمة، ومؤشرات الأداء، والصيانة الوقائية والتصحيحية، وقطع الغيار، والأعمال الإضافية، والتقارير، والطوارئ، وآلية إدارة التغيير. وتختلف التفاصيل حسب نوع المنشأة وطبيعة الأصول.
نعم، عندما تكون الخدمة قابلة للقياس، تساعد مؤشرات الأداء على متابعة الالتزام بالمستوى المطلوب. ويجب تعريف المؤشر وطريقة حسابه ومصدر بياناته ودورية قياسه، وربطه بنطاق العمل الفعلي بدل إضافة مؤشرات عامة يصعب تطبيقها.
يحدد العقد هذه المسؤولية. فقد تكون بعض المواد وقطع الغيار ضمن المقابل الأساسي، بينما تتطلب أخرى اعتمادًا وأمر عمل منفصلًا. لذلك يجب عدم ترك هذا البند لعبارات عامة، بل تحديد المشمول والاستثناءات وآلية الاعتماد والتوريد.
قد تختلف المتطلبات بحسب الجهة والقطاع وطبيعة العقد. وتوجد في السعودية نماذج ومتطلبات خاصة بالعقود الحكومية، ومنها نماذج تشغيل وصيانة قائمة على الأداء ومتطلبات مرتبطة بتوطين عقود التشغيل والصيانة في الجهات العامة. لذلك يجب مراجعة المتطلبات النظامية الخاصة بالعقد قبل طرحه.
تتم المراجعة عند حدوث تغيير جوهري في الأصول أو استخدام المنشأة أو نطاق الخدمة، أو عند تكرار أعمال إضافية أو أعطال تؤثر في النموذج التشغيلي. ويجب توثيق أي تعديل وفق إجراءات إدارة التغيير المحددة في العقد.
يساعد محضر الحالة الأولية على توثيق وضع الأصول عند انتقال المسؤولية، وتسجيل الملاحظات والأعطال القائمة قبل بدء الخدمة. وهذا يقلل الخلافات حول المسؤولية عن حالات كانت موجودة أصلًا، ويساعد المقاول على بناء خطة تشغيل وصيانة أكثر واقعية.
تنجح عقود تشغيل وصيانة المنشآت عندما تتحول من وثيقة سعر ونطاق عام إلى إطار واضح لإدارة الأصول والخدمات والأداء والمسؤوليات. ويبدأ ذلك من حصر الأصول، ثم تعريف نطاق الأعمال، وتحديد SLA وKPI، وضبط قطع الغيار والأعمال الإضافية، ووضع آلية واضحة للتقارير والتغيير والتسليم.
إذا كنت تراجع عقد تشغيل وصيانة قائمًا أو تستعد لطرح عقد جديد، فالأفضل أن تبدأ بمراجعة نطاق الأصول والخدمات والبيانات التشغيلية المتاحة، ثم اطلب من فريق ميبكو مناقشة متطلبات التشغيل والصيانة ونطاق العقد المناسب للمنشأة.